Как спланировать и решить все свои дела: Пошаговая инструкция. GTD: что с ним не так? Основные принципы gtd

Любопытнейший парадокс - сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию - например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

Основная идея

Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше - это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton , Remember the milk, Asana или Todoist.

Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий - сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

Практика планирования

После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

• Текущие дела
• Текущие проекты
• Круг обязанностей
• Ближайшие 1-2 года
• Пятилетняя перспектива
• Ваша жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

Немного о целях

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя» , вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

Метки и контексты на практике

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени . Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

• дела на 5 минут
• дела на полчаса
• дела на 1 час
• дела на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это - реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» - вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» - зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки - это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них - сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

• Определение целей
• Создание виденья
• Проведение мозгового штурма
• Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. "Дело занимает менее 2-х минут? - сделай его сразу" - таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются . Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче . Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Наши выводы

Открою некоторые секреты эффективности в жизни и делах...

Небольшая шпаргалка как разобраться с делами и начать жить эффективно!

Дэвид Аллен лично приглашает на тренинг в Москве. Надо сказать что его книги распроданы тиражем более 2 млн экземпляров!
И его система действительно работает!

Ваша жизнь не будет прежней если вы познакомитесь с системой GTD!
Помню как находился под большим впечатлением от выступления Дэвида Аллена!

Мы хватаемся за тысячу дел, пытаясь попутно не забыть про бытовые мелочи, часто забываем о цели, но помним о неотвратимо приближающихся дедлайнах.

Порой страх перед лавиной задач буквально парализует мозг и наступают апатия, прокрастинация, депрессия. Работа в такие моменты движется медленно, кажется, даже курсор мыши еле ползёт по монитору.

Такая ситуация тем опаснее, чем больше человек работает в команде, особенно, если речь идёт о команде разработчиков.

Идея пригласить на нашу конференцию Дэвида Аллена была хоть и неожиданной, но неслучайной. Личностная, на первый взгляд, концепция GTD, даёт неплохие рекомендации для каждого разработчика в отдельности и процесса разработки в целом. Конечно, метод GTD не столь «заточен» под процесс разработки ПО, как agile, но тем не менее, способен его дополнить или стать первым шагом на пути перехода команды к гибкой методологии разработки. Какой же он, GTD для программиста?

Разделим применение принципов GTD в разработке на два блока: персональный, когда речь идёт об отдельном человеке, и командный, когда речь идёт о компании или группе разработчиков. В целом, принципы едины, но в команде их реализовать гораздо сложнее, поскольку гарантированно будут саботаж и сопротивление со стороны работников или тимлида.

Один в поле воин

Одна из основ метода GTD — принцип перемещения задач из памяти человека на внешний источник. Таким образом, мозг человека перестаёт заботиться о том, чтобы удержать в голове все планы, от незначительных до глобальных, а начинает концентрироваться на действительно важных на данный момент задачах и их выполнении. Кто-то говорит, что метод GTD эффективно использовать для высвобождения личного пространства и нахождения баланса между работой и, например, хобби или семьёй. Однако с точки зрения практичного разработчика GTD нужен, прежде всего, для соблюдения баланса между работой и… работой.

Программисты, системные архитекторы и менеджеры проектов непрерывно находятся в рамках нескольких приоритетов, задач или проектов. Часто обстоятельства исключают ведение одной задачи, поэтому нужно уметь быстро перестраиваться. Подобное метание от проекта к проекту нередко порождает стресс, но не тот, который возникает от нелюбимой работы, а стресс как физиологическое и эмоциональное явление. Чем выше уровень тревоги, тем сложнее справляться с поставленными задачами. Тут-то на помощь и приходит GTD.

Устанавливаем фильтры на список дел

Прежде всего, нужно установить ограничения, выбрав основное среди всех задач. Оставляя главное, вы высвобождаете время и силы и создаёте импульс для действий с гораздо меньшими трудозатратами, чем когда вы держите в голове все мелочи. Есть рутина, есть важные проекты, есть планы на будущее. При этом во всех перечисленных категориях есть главное. Чтобы его выделить, нужно выполнить несколько шагов:

• выбрать начатые, но не завершённые задачи;


• выбрать дела, вызывающие наибольшее беспокойство;


• выбрать дела, которые не хочется выполнять и которые всё время откладываются;


• выбрать рутинные дела, в том числе бытовые.

Как правило, основное находится первых трёх группах. Соответственно, первоочередное внимание следует уделить беспокоящим и незавершённым делам — ведь не даром точный перевод Getting Things Done — «довести дела до завершения».

Упорядочиваем коммуникацию

Неважно, фрилансер или программист, работает удалённо или в команде, он постоянно находится в поле коммуникации: звонки заказчиков, вопросы руководства, запросы пользователей и коллег, информационные сообщения от поставщиков SDK и проч… Эти коммуникации нельзя назвать малозначительными, но их нужно уметь грамотно обрабатывать.

• Перестаньте проверять e-mail каждые 5 минут — установите всплывающие оповещения, на которые можно глянуть краем глаза. Разместите почту по папкам и прочитывайте по мере актуализации в конкретный момент.


• Разделите все коммуникации по контексту: Skype, мобильные звонки, городской телефон, общение через почту и т.д… Отведите определённое время на коммуникацию внутри каждого канала.


• Проверьте рабочие и личные чаты. Возможно, если вам без конца пишет ваш новый сотрудник или задаёт одни и те же рабочие вопросы старый коллега, стоит попросить их подготовить вопросы, выделить время на общение и разъяснить все сложные моменты.


• Понаблюдайте за своим веб-браузером. Разработчики часто смотрят профильные темы на форумах или специализированных сайтах. Там их подстерегают интересные темы и обсуждения, не имеющие никакого отношения к текущей задаче. Лучше отложить чтение действительно интересной темы, воспользовавшись закладками в браузере или специальными утилитами для хранения ссылок (например, дополнение Pocket, которое можно также установить как приложение на мобильном устройстве и синхронизировать закладки).


• Заведите записную книжку и/или приложение, где вы будете записывать все задачи с метками срочности и важности. GTD для управления делами вводит понятия времени, контекста (места), действия. Чтобы правильно расставить приоритеты задач, представьте себе простой фильтр, как в Excel, например. Присвойте каждой задаче параметр времени (по часам или времени суток), места (дом, работа, улица, спортзал, магазин и т.д.). А затем разделите задачи примерно таким образом: «запросить комментарии к ТЗ — работа — 14:00» или «позвонить в шиномонтаж — улица — вечер». Для подобных записей существует много приложений: от планировщика заданий в Windows, который можно использовать для своих целей до Evernote, Rainlendar и тщательно прописанных напоминаний на смартфоне.

Уверенность в том, что у вас есть такой список, гарантированно снизит уровень тревожности и поможет сосредоточиться на решении каждой из задач.

Есть и более глобальная проблема, которая также затрагивает разработчиков любого типа занятости. Сегодня почти каждую неделю выходят новые инструменты, гайды, утилиты для разработчиков, то и дело появляются сообщения о новых версиях фреймворков, новых библиотеках и даже новых языках программирования. Вся эта информация вызывает чрезвычайный интерес профессионалов, а иногда даже увлекает и заставляет попробовать что-то новое (создать простое мобильное приложение, написать «Hello, world!» на Brainfuck или собрать новый опенсорсный проект). Выход один: распределять интересы по мере их значимости по отношению к текущим проектам, краткосрочным и долгосрочным целям. Фокусировка на одной задаче даёт возможность повысить личную продуктивность, освободить время и приступить к изучению новой информации.

5 шагов оптимизации

Метод GTD выделяет пять стадий работы над списком дел.

Сбор информации. Нужно собрать все задачи— просто взять и записать ручкой или в текстовый файл все свои рутинные, незавершённые, глобальные дела. При этом важно помнить, что, например, за задачей «Написать отчёт в Fast Report для ООО «Снеговик» скрывается несколько важных и требующих внимания подзадач: собрать требования с клиента, составить и утвердить ТЗ, запросить массив данных для тестирования отчёта и т.д… Необходимо записывать абсолютно все задачи — чуть позже вы их сгруппируете.
Обратите внимание не только на те проекты, которые есть в памяти, но и на те, которые находятся в компьютере — зачастую там не меньше хаоса, чем в мыслях. Стоит разделить файлы по папкам, соответствующим каждому проекту, отделить личные документы от рабочих.

Процесс обработки. Обработайте информацию по схеме, предложенной GTD: если что-то уже исполняется, нужно продолжить дело до конца, если можно сделать менее, чем за две минуты, сделайте сразу.

Классический алгоритм обработки по GTD

С точки зрения работы над ключевым для вас проектом важно учесть несколько нюансов.

• Отложить несрочные задачи, например, изучение непрофильных материалов, никак не связанных с текущей работой.


• По возможности делегировать задачи, например, коллегам или фрилансерам. Если вы быстро и эффективно пишете код, но не очень хорошо справляетесь с задачами создания сайта, рекламы или дизайна, обратитесь к профессионалам. Даже, если это ваш собственный проект, вложение в чужую качественную работу быстро окупится.


• Научиться говорить «нет». Это, пожалуй, один из самых сложных навыков: всегда найдутся десятки знакомых, у которых слетела Windows, закралась ошибка в код, требует прошивки Android и молит о джейлбрейке iPhone. Эти небольшие задачи отнимают массу времени. Если не хотите портить отношения, найдите несколько доступных мануалов в Сети и отправляйте страждущим ссылки.

Организация списка. После того, как пройдены два первых и самых сложных этапа, необходимо организовать работу с задачами. Тут можно воспользоваться простым правилом: разделить время на недели, в конце недели пересматривать список и создавать новый. Все задачи стоит разделять по срокам выполнения и приоритету. Для ведения задач можно использовать любое из понравившихся приложений: это и мобильные OneNote и Evernote, и Asana, и Redmine, и Google Календарь, и проч…

На этом этапе главное — уделить много внимания работе с текущим или несколькими проектами. Для этого можно воспользоваться ассоциативными картами (mindmap), которые отразят все этапы работы в виде наглядной структуры-карты, в соответствии с которой вы будете продвигаться по проекту. Для создания mindmap существует множество платных и бесплатных приложений с интересными фичами. Нам нравится удобный, бесплатный и русифицированный , в котором мы и создали примерный вид незавершённой карты, не претендующей на истину:

Часть 1

Часть 2

Не стоит делить задачи на простые и сложные, нужно выполнять всё по порядку, тогда и время будет распределено рационально.

Ревизия сделанного. На этом этапе необходимо отметить сделанное, проанализировать причины провалов, создать план на следующий этап (например, неделю).

Собственно действие. Выполнять задачи следует исходя из наличных ресурсов: сил, времени, места выполнения, а также установленного приоритета. Если для быстрого решения задачи вам не хватает какого-то ресурса, который появится позже, постарайтесь перенести задачу на момент появления средства её лучшего исполнения. Например, если вы занимаетесь доработкой десктопного приложения и для внесения части изменений требуется обновлённая и ещё не купленная вашей компанией, но запланированная к покупке в ближайшее время SDK, вносите те изменения, которые можно сделать в текущей версии, а задачу по остальным изменениям внесите в папку или файл с задачами на будущее. Безусловно, поиск путей решения задачи имеющимися средствами раскрывает вас как профессионала, но требует больших и не всегда оправданных затрат вашего времени и сил.

Вот несколько советов, как использовать принципы GTD, если вы разработчик в команде или работаете самостоятельно.

• Планируйте свой проект изначально, а не по ходу работы, дробите его на решаемые подзадачи.


• Выделяйте отдельные этапы работы над проектом и проставляйте метки важности и срочности выполнения работы.


• Доводите каждую задачу до конца, не оставляя её на потом. Даже, если вы знаете только длинный путь решения задачи, решите её. В ходе дальнейшего рефакторинга можно будет избавиться от неоптимального решения.


• Периодически пересматривайте списки задач с целью ревизии выполненного и изменения планов.


• В один момент времени сосредоточьтесь на одной задаче — так вы сэкономите время и силы.


• Выделяйте время на каждый этап и уделяйте ему максимальное внимание: на сбор требований, на разработку, на unit-тестирование и проч..

GTD нельзя внедрить одним днём — сперва появляются какие-то отдельные элементы, затем формируются правила, наконец, появляется привычка и ощутимый результат. Главное — не останавливаться. Кстати, неплохо, если вы сможете перенести часть своих навыков в GTD на команду, с которой работаете — это может значительно оптимизировать работу внутри компании.

Один в поле не воин

Несмотря на то, что GTD, как правило, нацелен на отдельного человека, он применим и к команде, в которой важно уметь определить видение проекта, цели, обозначить проекты и распределить зоны ответственности. Тем более, что во многих организациях уже существует и успешно используется, пожалуй, самая близкая к логике GTD сущность — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта очень точно отражает потребность проекта в ресурсах, задачи и подзадачи, примерное время выполнения каждой задачи, даты старта и окончания работ по задаче, этапы выполнения проекта, которые могут стартовать только после окончания предыдущего этапа и высвобождения требуемых ресурсов.

Однако зачастую все труды по составлению диаграммы ресурсов и занятости оказываются напрасными. Увязывая GTD с разработкой ПО, о диаграмме Ганта отлично написал Роберт Пик, евангелист GTD и CTO консалтинговой компании Дэвида Аллена, который руководил техническими проектами и понимает тему едва ли хуже самого CEO:

«Я видел столько времени, энергии и денег, канувших в сложные диаграммы Ганта, которые были уничтожены по первому щелчку пальцев руководителя. Любую компанию, делающую ставку на АВС-коды приоритетов и жёсткие узды для программистов для того, чтобы остаться в арьергарде разработки ПО, ждёт горькое разочарование».

Он же раскрывает суть концепции. Дело в том, что она направлена не столько на планирование, сколько на умение вернуться к точке срыва. Поясним подробнее. В жизни любого человека и любой команды случаются моменты, когда они отходят от намеченных целей и вся деятельность погружается в хаос. Это может происходить как по внешним причинам, так и по причинам, связанным с отдельными внутренними воздействиями: временной сменой курса развития проекта, появлением нового инвестора с новым видением, перерывом на сверхсрочную работу (например, подготовку к выставке). Задача GTD в команде — легко вернуться к точке, в которой пришлось отойти от плана работы и продолжить действовать в прежнем режиме.

«Mind sweep (очистка памяти, очистка ума — прим. пер.) составляющая GTD, достаточно проста, Дэвид (Аллен — прим.пер.) зачастую упоминает её как своего рода дамп памяти для «психической оперативки». Это как будто вы периодически сверяетесь со своим собственным мозгом, чтобы увидеть то, что удерживает ваше внимание, вытащить и посмотреть на это. Это как будто вы собираете эти списки возможностей (проекты и следующие действия), которые служат вам подстраховкой для уверенности в том, что всё, что вы делаете, вы делаете правильно и в сочетании с правилом двух минут (если ты можешь что-то сделать менее, чем за 2 минуты, сделай это — прим. пер.) и мышлением, нацеленным на следующее действие, даёт вам статический слепок вашего рабочего состояния, с помощью которого вы сможете легко вернуться к тому моменту, когда вы прервались».

В команде разработчика есть четыре основных действия, которые сами по себе выступают как элементы командного GTD.

1. Регрессионное тестирование — тестируются уже исправленные участки исходного кода, а также работоспособность функциональности, связанной с изменённым кодом. Как часть экстремального программирования, оно иллюстрирует GTD с точки зрения повторяемости, ревизии и однозначности действий.


2. Работа с документацией — создание и тестирование документации позволяет как раз перенести важные знания и задачи на бумагу. Их не нужно держать в голове ни пользователям, ни тестировщикам, ни разработчикам — в случае необходимости можно обратиться к документации и уточнить неясный момент или найти ответ на вопрос о работе программы.


3. Рефакторинг кода — процесс улучшения кода без изменения функциональности. Приверженцы экстремального программирования проводят периодический рефакторинг с целью улучшения производительности программы, её понимания и читабельности кода. Есть компании и команды, которые избегают рефакторинга. В большинстве случаев это связано с опасениями, что изменения в коде приведут к краху в в системе. Как правило, такой подход приводит к косности и устареванию программы.


4. Мозговой штурм. Процесс, который в той или иной форме происходит в любой команде. Это как раз сбор информации и идей. В ходе мозгового штурма и по его итогам могут также создаваться ассоциативные карты mindmap.

В большинстве случаев программист на работе выполняет гораздо больше задач, чем обычное написание кода. Более того, чем больше у него опыта и квалификации, тем больше разнородных задач на него возлагается. В какой-то момент наступает кризис, когда обязанности и обязательства начинают тяготить работника и значительно снижают его продуктивность. Очевидно, что с этим можно и нужно бороться, причём не директивными методами и репрессивными мерами, а с помощью GTD, который нацелен на эволюционное изменение подхода к работе. Многочисленные отзывы тех, кто пробовал этот метод, рассказывают о значительных сложностях в начале и не менее значительных успехах в итоге процесса. В конце концов, говорят, что привычка формируется за 21 день. Почему бы не попробовать?

P.S.: Бесплатно послушать онлайн-выступление автора метода GTD Дэвида Аллена и задать ему вопросы можно будет в рамках конференции 17 ноября (вторник) в 19:15 МСК. Он расскажет о подходе GTD к решению проблемы информационной перегрузки и поделится результатами последних исследований в области человеческой продуктивности.

GTD® доказала свою эффективность как для личного пользования, так и для организаций, работающих в самых разных сферах. Она успешно применяется как ТОП-менеджментом, так и новыми сотрудниками компаний, входящих в ТОП-50 списка Fortune.

«Принимайте решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело - а не тогда, когда оно требует аварийного завершения».
Дэвид Аллен

GTD - один из методов тайм-менеджмента, разработанный консультантом по управлению временем и автором одноименной книги Дэвидом Алленом. В переводе на русский он означает «Как доводить начатое до конца» (Getting Things Done).

Главный принцип GTD говорит - человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, а должен всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредотачивать непосредственно на выполнении каждой отдельно взятой задачи.

Модели Дэвида Аллена

Обычно управление временем начинается с распределения акцентов и выделения наиболее важных дел. Аллен предлагает несколько иной поход, утверждая, что главное место в тайм-менеджменте должны занимать контроль и видение. Исходя из этого, он предлагает 3 основные модели:

• Первая - это управление рабочим процессом. Она призвана контролировать все задания и состоит из следующих этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее на каждом из них мы остановимся несколько позже.
• Вторая - модель обзора работы, состоящая из шести уровней, каждый последующий из которых есть более широким и глобальным, нежели предыдущий. Сюда он относит: текущие дела, текущие обязанности, круг обязанностей, ближайшие 1-2 года, ближайшую пятилетку и всю жизнь в целом. Аллен считает, что один раз в неделю человек обязан анализировать свои достижения на каждом из уровней, только в этом случае он получит целостную картину происходящего.
• Третья - по его словам необходимая далеко не всем - это естественный метод планирования. Она состоит из 5 стадий: определения целей и принципов, видения желаемых результатов, мозгового штурма, организации и принятия решения, о том, каким должно быть последующее действие.

Дэвид Аллен утверждает, что все проблемы, связанные с недостижением целей, появляются из-за неправильного планирования на самой первой его стадии - постановке задачи и определении шагов, необходимых для ее реализации.

Принципы, на которые опирается GTD

Сбор
Смысл этого принципа заключается в том, что все те мысли, которые «толпятся» у нас в голове следует фиксировать на каких-либо носителях. Для этого одинаково хороши и электронный органайзер, и диктофон, и простенький блокнот. Главное, освободить сознание от информации, которая не требуется в данный момент.

Кроме того, все записи стоит пересматривать, как минимум один раз в неделю, дабы подтверждать их актуальность и вносить необходимые коррективы.

Обработка
Обрабатывая информацию, следует помнить, что любое действие, занимающее не более 5 минут, должно быть выполнено незамедлительно. Приступать к работе лучше всего с верхушки списка, двигаясь далее по порядку.

Согласно составленному Алленом алгоритму обработки информации, с каждым делом в списке можно сделать следующее: выполнить, передать на выполнение, отложить, оставить для справки, выкинуть или перенести в список вещей, к которым стоит вернуться позже.

Организация
Для того чтобы проконтролировать действия, которые следует выполнить, Дэвид Аллен предлагает применять набор списков:

• Последующие действия. Сюда заносят шаги, которые следует предпринимать по каждому элементу, принятому к выполнению. Допустим, есть элемент «Составить смету». Для составления сметы вам придется предпринять следующие шаги: связаться с коллегой и запросить данные по его отделу, узнать стоимость необходимых материалов и т. д.

• Проекты. Под проектом можно понимать любую цель, для достижения которой требуется совершить более одного последовательного действия. Проекты следует периодически пересматривать, дабы удостовериться, что их исполнение идет в нужном порядке.

• Отложенное. В ситуации, когда дело должно быть передано на выполнение или, когда его исполнению должно предшествовать другое событие, есть необходимость мониторить его время от времени. Это позволит не просрочить сроки его реализации.

• Когда-нибудь/может быть. Сюда относят дела, к которым вполне возможно вы надумаете вернуться при наступлении определенных условий.

Обзор
Составление списков и памяток не принесет должного результата, если не проводить обзор как можно чаще, а желательно и вовсе заниматься им каждый день. При этом следует выбирать первостепенную на данный момент задачу и немедленно приступать к ее выполнению. Не рекомендуется начинать работу с легких действий, избегая сложных. Таким образом, вы только усугубите ситуацию, накапливая ворох трудной работы. Оптимальным решением считается последовательное выполнение задач.

Действия
По словам Дэвида Аллена, следует более внимательно относиться к выполнению каждой задачи, а не к ее организации. В таком случае гораздо больше шансов довести все до конца, не прервавшись на середине.

Средства и приемы, помогающие завершать начатое

• 43 папки. Данный прием заключается в том, что на каждый рабочий день месяца вы заводите себе отдельную папку (итого 31 шт.) плюс создаете еще 12 папок по аналогии с месяцами года. В итоге у вас получается 43 папки, в которых и следует «складировать» планы на каждый конкретный день.
• Программное обеспечение для GTD. В современном мире без программного обеспечения уже не обойтись. Согласно методике Аллена оно включает: цифровое структурирование, мозговой штурм, и приложения для управления проектами. На сегодняшний день идеологию GTD поддерживают более 100 приложений. Среди них есть программы, написанные для различных платформ и устройств.

В данной статье принципы GTD изложены очень кратко, она не заменит вам книгу Дэвида Аллена. Статья призвана только вызвать ваш интерес к такому эффективному методу как GTD .

Система GTD Дэвида Аллена знакома многим любителям методик повышения личной продуктивности. Я и сам начал внедрять ее в свою жизнь и уже получаю положительные результаты, поэтому остановлюсь сегодня именно на этой теме. В статье будет рассказано про основные моменты GTD, использование которых на практике наверняка может повысить личную эффективность в любых делах, как в быту, так и на ниве профессиональной деятельности.

Система GTD: доведение дел до завершения

Книга Дэвида Аллена Getting Things Done или сокращенно GTD переводится на русский язык как «Доведение дел до завершения». Именно в этом вся соль данной методики повышения эффективности: ее применение позволяет эффективно организовывать рабочие процессы видения всех задач в целом и устанавливает контроль над ними.

• Зачем? Освобождение ресурсов сознания от запоминания общих целей, задач и сроков позволяет полностью концентрироваться на текущей задаче и выполнять ее максимально эффективно;
• Как? Просто используя на практике базовые принципы, которые раскрою их чуть ниже, и доверяя напоминание об актуальных целях и задачах различным внешним носителям (ежедневники, органайзеры, приложения на мобильных гаджетах и т.д).

Как функционирует GTD

В основу системы GTD легло три логические конструкции:

1. Шестиуровневая модель обзора работы;
2. Модель управления процессом информации;
3. Естественный метод планирования.

Шестиуровневая модель GTD обзора работы ,представляющая собой логичную цепь от постановки глобальной цели к ежедневным делам, и дающая четкую картину того, где мы находимся по отношению к этой главной цели. Подобную пирамиду иерархии рекомендуется анализировать еженедельно, что позволяет расставлять приоритеты, эффективно использовать имеющуюся информацию, определять актуальные задачи и их выполнять самостоятельно или делегируя другим. Такому процессу помогает формирование соответствующих списков дел.

1. Главная (масштабная, жизненная) цель;
2. Перспектива на несколько лет вперед (чаще всего от 3 до 5 лет);
3. Планы на ближайшие годы;
4. Круг обязанностей;
5. Проекты (запланированные и реализуемые в настоящем времени);
6. Конкретные, ежедневные дела.

Модель управления GTD процессом информации , т.е. все действия по фиксации и управления оперативной информацией.

1. Фиксация, сбор входящих сведений;
2. Обработка полученной информации в контексте ее важности, актуальности и применимости;
3. Организация процессов работы над проектами, задачами;
4. Фиксация и контроль за запланированным;
5. Конкретные действия.

Естественный метод GTD планирования , позволяющий реализовывать планы качественно и быстро с помощью системы напоминаний извне. Эта модель позволяет выбрасывать из головы лишнюю информацию и сосредоточиваться на нужных действиях, а роль органайзера делегируется электронным календарям, традиционным ежедневникам и спискам ежедневных дел. Могу сказать с позиции своего опыта, что остается лишь выполнять намеченное, чему способствует реальный взгляд на свою ежедневную продуктивность и отказ от планирования слишком большого количества дел, а также выделения планируемого времени на непредвиденные обстоятельства! Нескольк1о минут утром и вечером помогут организовать действительно продуктивную жизнь.

1. Определение и ;
2. Определение достигнутых и планируемых результатов;
3. Мозговой штурм;
4. Организация запланированных действий;
5. Определение следующих шагов, действий в контексте имеющихся целей и планов.

Система GTD Дэвида Аллена: главные принципы

1. 1. Сбор информации в наше время технологий и гаджетов чаще всего производится на электронные носители (электронные почтовые ящики, мобильные гаджеты, ноутбуки, компьютеры), хотя некоторые применяют обычные бумажные ежедневники и органайзеры;
   2. Обработка информации в системе Дэвида Аллена происходит по определенному шаблону. Задается вопрос: что с этим можно сделать ? Если ответ «ничего», то сведения удаляются или отправляются в архив до лучших времен. Можно поместить их в список «сделать когда-нибудь» или подобный. Если ответ на вопрос можно представить в виде «это можно/нужно сделать », то задается очередной вопрос: сколько это займет времени? Если несколько минут — делаем сразу, если больше, то планируем, расставляя приоритеты по важности и срочности. Если же это глобальная тема, то ее относим к определению многоуровневых задач по конкретной теме;
   3. Организация дел в системе gtd проводится посредством списков. Во-первых, это списки определенных дел с выставлением приоритетов и сроков их выполнения. Во-вторых, это списки проектов разложенных на конкретные шаги, что возможно после простого вопроса: что я для этого должен сделать? Пример: в наличии задача написать историческую книгу по мотивам Грюнвальдской битвы 1410 года. Задается вопрос, что надо сделать для ее написания? Вероятные ответы: собирание исторических материалов по этой теме, создание сюжета, формирование плана по главам, написание черновика, коррекция текста, проверка орфографии и пунктуации, подготовка иллюстраций. Затем по первому пункту ставим аналогичный ответ: что я должен сделать , чтобы собрать материал по теме? Возможный ответ: найти информацию в библиотеке, на сайтах в интернете, в журнальных статьях на историческую тему. Так же отвечаем на этот вопрос по всем остальным пунктам. Планируя шаги таким образом даже при многоуровневом планировании сложно что-то упустить, а значит задача становится решаемой. В-третьих, это с писки отложенных дел . Их надо постоянно анализировать на предмет актуальности и важности. Отложенные дела могут переносится в списки текущих дел или удаляться при неактуальности. Списки идей и возможных дел в разделе сделаю когда-нибудь тоже надо периодически просматривать. В данном случае помогает вопрос: мне это действительно необходимо? Для организации такой работы с информацией очень помогают различные планеры. Кто-то использует бумажные ежедневники, а кто-то электронные органайзеры, и большое значение имеет правильная организация документации проектов с помощью папок. Опять же, кто-то предпочитает бумажные папки (пластиковые), а некоторые используют электронные папки на электронных носителях, сортируя их в алфавитном порядке или по датам. Автор системы GTD Дэвид Ален учит организовать документацию по принципу 43 папки, я переименовала их в «43 листа »: 12 листов используются для долгосрочного планирования для каждого месяца, а 31 лист для ежедневного планирования. Как только день прошел, все дела анализируются. Невыполненные переносятся на следующие дни, а лист планирования за этот прошедший день удаляются. Чистый лист бумаги помещают в конец. То есть на каждый день имеем 31 лист;
   4. Фиксация всей информации. Дэвид Аллен рекомендует делать ежедневно обзор выполненных дел, чтобы корректировать планы. Без этого пункта составление списков и дальнейшее планирование действий малоэффективно, так как непредвиденные обстоятельства или банальное откладывание на потом могут существенно исказить или полностью сломать систему планирования, а значит и отложится;
   5. Действия по выполнению поставленных задач. Когда все учтено и подготовлено, остается лишь действовать. Надо выбрать конкретную задачу и посмотреть возможные дела по ее выполнению, а потом только действовать!

Один мой знакомый применяет эту систему в жизни и результаты ему нравятся. Правда. он сам признает, что иногда мешает стремление поставить на день много задач. Подобный максимализм приводит к тому, что вообще ничего не выполняется, если первые запланированные действия по каким-то причинам не будут получаться. Совет: в планировании знайте меру! Тогда все будет получаться, а окружающие удивятся вашей возросшей личной эффективностью.

Буду благодарен за перепост статьи в социальных сетях!

Путь к производительности и спокойствию с помощью GTD

Материл публикуется с незначительными сокращениями.

Getting Things Done или GTD — в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе. – прим. ред.

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Что такое GTD?

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти» — Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

Как работает GTD?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация : соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение : обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия : давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие : Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие », «Следующие действия », «Ожидающее », «Проекты » и «Когда-нибудь ». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания . Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Фиксация – записывайте всё

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё. Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями ». Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие ? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Новая вещь. Действие? Нет -> в корзину/список «когда-нибудь». Да -> следующий пункт. В один шаг? Нет-> в Проект. Да-> следующий пункт. Больше двух минут? Нет-> сделайте это! Да->следующий пункт. Для меня? Нет->подождите до… Да->следующий пункт. К определённой дате? Нет->добавить в следующие действия Да->В Календарь

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?

Выполняется в один шаг?

Это займёт более 2 минут?

Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?

Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?

Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.

Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?

В GTD «проект » — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие » содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?

Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD .

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Рефлексия — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.

Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!

Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.