Verantwortliche Personen können sein: Leiter der verantwortlichen Person, Berechnung und Abrechnung mit verantwortlichen Personen. Vorabbericht der verantwortlichen Person

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Die Organisation wickelt die meisten ihrer Zahlungen über das Bankkonto einer juristischen Person ab. Wenn jedoch Zahlungen für den Bedarf der Organisation erforderlich sind, werden dem Mitarbeiter häufig Gelder auf Rechnung ausgezahlt. Der Artikel beschreibt die Abrechnung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen.

Registrierung der Geldausgabe zur Berichterstattung Das Verfahren zur Ausgabe von Bargeld ist festgelegt Richtlinie der Bank von Russland Nr. 3210-U

• . In Abschnitt 6.3 ist zur Durchführung dieses Verfahrens Folgendes erforderlich:
• über ein Verwaltungsdokument einer juristischen Person (IP) oder eine schriftliche Erklärung eines Mitarbeiters verfügen;

Erteilen Sie eine Barauslagenbestellung (RKO) im KO-2-Formular.

Wir bieten ein Muster für das Ausfüllen des Antrags gemäß den Anforderungen des Verfahrens an.

Das Geld wird für einen begrenzten Zeitraum ausgegeben, danach muss der Arbeitnehmer einen Vorabbericht (im Folgenden AO genannt) mit Belegen zur Bestätigung der Ausgaben vorlegen. Solche Fristen gibt es nicht. Sie wird in der Regel durch ein örtliches Gesetz festgelegt.

Lassen Sie uns ein Beispiel für eine Bestellung geben.

Die Ausgabe von abrechnungsfähigen Beträgen kann auf die Bankkarte des Mitarbeiters und auf die Firmenkarte der Organisation (Briefe Nr. 02-03-10/37209, Nr. 03-11-11/42288) erfolgen, die von einem Einheimischen bereitgestellt werden müssen Akt.

Grundlage für die Überweisung ist ebenfalls der Antrag des Arbeitnehmers, der neben den Pflichtangaben (Ziffer 6.3 des Verfahrens) auch Bankkartendaten enthält.

Wichtig: Im Zahlungsauftrag müssen Sie in der Zeile „Zweck der Zahlung“ angeben: Die überwiesenen Gelder sind schuldhaft („Vorschuss für geschäftliche Zwecke“).

Abrechnung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen

Wichtig: Um Ansprüche von Treuhändern auszuschließen, empfiehlt es sich, die Mitarbeiterliste im örtlichen Gesetz der Organisation zu konsolidieren und in Zivilverträgen auf diese Möglichkeit hinzuweisen.

Verantwortliche Personen im Rechnungswesen sind in erster Linie Konto 71 (Order 94n).

Die Tabelle fasst die Abrechnung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen (kurz) in der Buchhaltung zusammen:

Bericht über erhaltene Beträge

Das Verfahren ist:

1. Zur Prüfung ist der Buchhaltung eine Vorabmeldung über die ausgegebenen Beträge vorzulegen.
2. Nach der Überprüfung wird es vom Leiter der Organisation genehmigt.
3. Anschließend erfolgt die endgültige Barabrechnung mit dem Buchhalter.

Bei der Endabrechnung gibt der Mitarbeiter das nicht ausgegebene Geld zurück, und wenn mehr als geplant ausgegeben wurde, wird ihm der Mehraufwand ausgezahlt, jedoch nach Genehmigung durch die Unternehmensleitung.

Das Vorabmeldeformular (AO-1) ist vereinheitlicht ( Beschluss Nr. 55 des Staatlichen Statistikausschusses). Seit 2013 ist es nicht mehr obligatorisch (Gesetz Nr. 402-FZ) und kann von einer Organisation entwickelt werden, die die obligatorischen Details des Primärdokuments enthält.

Der Bericht wird in einer Ausfertigung erstellt: Ein Teil wird von der verantwortlichen Person ausgefüllt, der andere von der verantwortlichen Person des Unternehmens. Darüber hinaus sind Belege über die Auslagen beizufügen.

Das Geld wird vom Mitarbeiter erst abgebucht, nachdem der Bericht vom Vorgesetzten genehmigt wurde.

Der nicht genutzte Restbetrag des Vorschusses wird per Kassenbon an die Kasse der Organisation übergeben und der Mehraufwand per Kassenbon an den Mitarbeiter ausgezahlt oder auf eine Gehaltskarte übertragen.

Wenn entschieden wird, vom Gehalt eines Mitarbeiters keine Beträge einzubehalten, die für die Bedürfnisse der Organisation ausgegeben wurden, für die er die JSC nicht bereitgestellt hat, werden die nicht zurückerstatteten Beträge als sein Einkommen anerkannt und unterliegen Versicherungsprämien und persönlicher Einkommensteuer.

Die Auszahlung von Geldern an einen Mitarbeiter auf Rechnung kann also entweder in bar oder per Banküberweisung erfolgen. Der Ablauf der Ausstellung ist in jedem Fall identisch. Das Verfahren zur Bestätigung der Verwendung ausgegebener Gelder ist in beiden Fällen gleich. Die häufigsten Fehler bei der Abrechnung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen sind auf die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben zurückzuführen. Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, ist die Wahrscheinlichkeit solcher Verstöße gleich Null.

Wer kann die verantwortliche Person der Organisation sein?

Verantwortliche Personen Berücksichtigt werden Mitarbeiter der Organisation, die von der Kasse Vorschüsse für anstehende Betriebs-, Verwaltungs- und Reisekosten erhalten haben.

Verantwortliche Personen können sein nur Mitarbeiter der Organisation. Und auch der Leiter des Unternehmens muss per Anordnung genehmigt werden Liste der Personen, die Anspruch auf Mittel im Rahmen des Berichts haben(In der Regel handelt es sich dabei um Mitarbeiter, die auf Geschäftsreisen sind, Fahrer, Vertreter der Logistik- und Vertriebsabteilung, Housekeeping-Manager, Sekretärinnen und andere Mitarbeiter).

IN Befehl Es müssen die Fristen für die Ausstellung abrechnungsfähiger Beträge, die Anforderungen für die Erstellung der primären Belege und das Verfahren für die Einreichung, Bearbeitung und Genehmigung von Spesenabrechnungen festgelegt werden. Auch die Höhe des auf dem Konto ausgegebenen Geldes kann ermittelt werden.

Auf welche Weise kann eine Organisation Bauarbeiten durchführen, was ist der Unterschied zwischen der Bilanzierung dieser Methoden?

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Bauwesen einzuführen: die wirtschaftliche Methode und die Vertragsmethode.

Ihr Unterschied besteht darin, dass die Kosten auf unterschiedliche Weise berücksichtigt werden. Bei der Vertragsmethode erfolgen Zahlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für fertige Bauprodukte. Fertige Bauprodukte werden als abgeschlossene Bauarbeiten anerkannt und alle Kosten werden im Kostenvoranschlag gemäß der Bescheinigung über die Fertigstellung der Arbeiten genehmigt, die wiederum dem Auftraggeber vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt wird. Gleichzeitig berücksichtigt die ökonomische Methode die Bau- und Umbaukosten periodengerecht vom Beginn des Baus bzw. Umbaus bis zu deren Fertigstellung im Kontext konkreter Objekte gemäß den internen Titellisten.

Beim Vertragsverfahren kommt eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer zustande. Anschließend wird der Kostenvoranschlag genehmigt und erst dann führt der Auftragnehmer die Reparatur der Anlage durch. Nach Abschluss der Reparatur legt der Auftragnehmer eine „Bescheinigung über die abgeschlossenen Arbeiten“ vor und der Buchhalter erstellt eine Aufzeichnung Soll 08 Haben 60- die Höhe der dem Auftragnehmer tatsächlich entstandenen Kosten. Anschließend erstellt der Kunde eine „Abnahmebescheinigung“ und erfasst die Buchungen in der Buchhaltung Lastschrift 01 Haben 08 .

Und in wirtschaftlicher Hinsicht wird der Bau nach Kostenelementen berücksichtigt, aber auch die Reflexion der Baukosten wird berücksichtigt Lastschrift 08 mit Guthaben verschiedener Konten wie: Soll 08 Haben 10, 70, 69, 23 usw. Nach Abschluss der Bauarbeiten werden Objekte, an denen Reparaturen oder Umbauten durchgeführt wurden, durch Verkabelung in Betrieb genommen Lastschrift 01 Haben 08.

Das Wesen der Abschreibung und Methoden zu ihrer Berechnung?

Unter Abschreibung versteht man die Ansammlung von Mitteln, die für die Reparatur oder den Wiederaufbau eines Objekts sowie für dessen vollständigen Ersatz bestimmt sind.

Abschreibungsgebühren beginnen ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem dieser Gegenstand in die Buchhaltung übernommen wurde. Die Abschreibung erfolgt so lange, bis der Wert des Objekts vollständig beglichen ist oder es aufgrund des Endes des Eigentums abgeschrieben wird.

Zur Berechnung der Abschreibung werden folgende Methoden unterschieden: lineare und nichtlineare, degressive Saldomethode, Abschreibung der Anschaffungskosten durch die Summe der Nutzungsjahre, Abschreibung der Anschaffungskosten im Verhältnis zum Produktionsvolumen.

Bei lineare Methode Der jährliche Abschreibungsbetrag wird auf der Grundlage der Anschaffungskosten des Objekts ermittelt und der Abschreibungssatz wird auf der Grundlage der Nutzungsdauer des Objekts berechnet. Beispiel: Der Haushalt wurde großgeschrieben. Inventar im Wert von 500.000 Rubel. Bei einer Nutzungsdauer von 5 Jahren beträgt der jährliche Abschreibungssatz 100 %/5 = 20 %, der jährliche Abschreibungsbetrag wird wie folgt berechnet: 500 * 20 % = 100.000 Rubel.

Bei nichtlinearer Weg Die Abschreibung wird pro Gruppe berechnet. Die Abschreibungsgruppe umfasst nicht nur Anlagevermögen, sondern je nach Nutzungsdauer auch immaterielle Vermögenswerte. Es gibt 10 Gruppen von Abschreibungskosten pro Gruppe: 1) - 14,3 %; 2) - 8,8 %; 3) - 5,6 %; 4) - 3,8 %; 5) - 2,7 %; 6) - 1,8 %; 7) - 1,3 %; 8) - 1 %; 9) - 0,8 %; 10) - 0,7 %. Die Abschreibung nach der nichtlinearen Methode muss monatlich für jede Abschreibungsgruppe separat nach der Formel berechnet werden:

A = V*K; wobei A der Abschreibungsbetrag für den Monat gemäß ist

100entsprechende Abschreibungsgruppe;

B – Gesamtsaldo der entsprechenden Abschreibungsgruppe;

K ist der Abschreibungssatz für die entsprechende Abschreibungsgruppe.

Bei reduzierende Gleichgewichtsmethode Die jährliche Höhe der Abschreibungskosten wird auf der Grundlage des Restwerts des Objekts zu Beginn des Berichtsjahres und des auf der Grundlage der Nutzungsdauer des Objekts berechneten Abschreibungssatzes sowie des gemäß den Rechtsvorschriften festgelegten Beschleunigungskoeffizienten ermittelt der Russischen Föderation für die Liste der High-Tech-Industrien und effizienten Maschinen- und Ausrüstungstypen. Zum Beispiel: Wenn wir die Daten aus der vorherigen Aufgabe übernehmen, d. h. Bedingung aus dem Problem, für das wir die Abschreibung mit der linearen Methode berechnet haben, dann sollte die jährliche Abschreibungsrate von 20 % mit dem Beschleunigungsfaktor multipliziert werden: 20 % * 2 = 40 %. 1 Jahr - 500*40 % = 200; 2. Jahr - 300*40 = 120; 3. Jahr - 180*40 % = 72; 4. Jahr - 108*40 % = 45,2; 5 Jahre – 64,8*40 % = 39,8; In diesem Fall beträgt der Betrag der kumulierten Abschreibung 200 für 1 Jahr, 320 für 2 Jahre, 392 für 3 Jahre, 435,2 für 4 Jahre, 475 für 5 Jahre und der Restbetrag der Abschreibung beträgt wiederum 300; 180; 108; 64,8; 25. Im letzten Jahr wurde der Liquidationswert vom Restwert abgezogen. Bei dieser Methode sinkt die Höhe der Abschreibung im Laufe der Jahre, gleichzeitig steigen die Kosten für die Reparatur dieses Objekts, so dass es nicht ratsam ist, es ohne Verwendung eines Beschleunigungsfaktors zu verwenden.

Bei Methode zur Abschreibung der Kosten basierend auf der Summe der Nutzungsdauerzahlen Der jährliche Betrag der Abschreibungsabzüge wird auf der Grundlage der ursprünglichen Anschaffungskosten des Objekts und des Jahresverhältnisses ermittelt, wobei im Zähler die Anzahl der verbleibenden Jahre bis zum Ende der Nutzungsdauer des Objekts im Nenner die Summe der Zahlen von ist Jahre seiner Lebensdauer.

Bei Methode zur Abschreibung der Kosten im Verhältnis zum Produktionsvolumen Die Abschreibungskosten werden auf der Grundlage des natürlichen Indikators des Produktionsvolumens im Berichtszeitraum und des Verhältnisses der Anschaffungskosten des Objekts zum geschätzten Produktionsvolumen für die gesamte Nutzungsdauer des Objekts berechnet.

Auf welchen Konten in der Buchhaltung werden Zahlungen für Kredite und Anleihen erfasst? Wie werden Streitigkeiten über nicht zurückgezahlte Kredite gelöst?

Um die Abrechnungen mit der Bank für erhaltene Kredite abzurechnen, sieht der Kontenplan zur Abrechnung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten von Organisationen die Konten 66 „Abrechnungen für kurzfristige Kredite und Anleihen“ und 67 „Abrechnungen für langfristige Darlehen und Anleihen“ vor. , deren Verbuchung auf Basis der Kontoauszüge der entsprechenden Konten erfolgt .

Alle Fragen im Zusammenhang mit der Vergabe und Rückzahlung von Krediten werden durch die Bankordnung geregelt. Es besteht eine Vereinbarung zwischen der kreditnehmenden Organisation und der Bank Darlehensvertrag, das Folgendes festlegt (Aufzeichnungen): die Kreditgegenstände und die Laufzeit des Kredits, die Bedingungen und das Verfahren für seine Ausgabe und Rückzahlung, Formen der Sicherheit von Verbindlichkeiten, Zinssätze, das Verfahren für ihre Zahlung, Pflichten, Rechte und Pflichten des Parteien für die Gewährung und Rückzahlung des Darlehens, eine Liste der Dokumente und deren Häufigkeit der Bereitstellung an die Bank sowie weitere Bedingungen.

Bei Erreichen der im Darlehensvertrag festgelegten Zahlungsfrist bucht die Bank den Zahlungsbetrag selbstständig vom Girokonto des landwirtschaftlichen Betriebes ab und verwendet ihn zur Tilgung von Schulden auf Darlehenskonten. Wenn auf dem Girokonto nicht genügend Mittel zur Zahlung vorhanden sind, wird der fehlende Betrag auf überfällige Kredite zurückgeführt. In diesem Fall wird auf der Rückseite der befristeten Verpflichtung vermerkt, dass diese teilweise erfüllt wurde. Zur Abrechnung überfälliger Kredite auf Konto 66 wird ein separates Analysekonto „Kredite nicht rechtzeitig bezahlt“ eröffnet.

Manchmal werden überfällige Kredite durch die Aufnahme eines weiteren Bankdarlehens zurückgezahlt, d. h. Der erhaltene Kreditbetrag wird nicht auf das Girokonto überwiesen, sondern zur Rückzahlung des überfälligen Kredits. Für überfällige Kredite beträgt der Zinssatz, d.h. Die Zinsen steigen und tatsächlich zahlt die Organisation den Kredit fast doppelt so hoch.

Eine verantwortliche Person ist ein bevollmächtigter Vertreter eines Unternehmens, dem das Unternehmen einen solchen Status (Status – (lat. Status) Rechtsstatus, Bedingung) verliehen hat.

Verantwortliche Personen sind Mitarbeiter der Organisation, die vom Unternehmen Gelder (Vorschüsse) für Geschäfts-, Verwaltungs- und andere Ausgaben erhalten haben. Sie müssen der Buchhaltung einen schriftlichen Bericht über die Verwendung der als Vorschüsse erhaltenen Mittel vorlegen oder den nicht genutzten Betrag an die Kasse zurückgeben.

Wenn ein Mitarbeiter Geld für den Kauf von Büromaterial erhält, angewiesen wird, Dienstleistungen einer anderen Organisation in bar zu bezahlen, oder eine Geschäftsreise unternimmt, ist er in all diesen Fällen eine verantwortliche Person.

Nur Mitarbeiter der Organisation können verantwortliche Personen sein.

Ein Außenstehender kann keine Verantwortung übernehmen. Dies kann grundsätzlich jeder Mitarbeiter der Organisation sein, in der Regel ist der Kreis dieser Personen jedoch begrenzt, da die Organisation nicht jedem Mitarbeiter Mittel zuweisen muss. Ein Arbeitnehmer hat nicht das Recht, das ihm gegebene Geld an eine andere Person zu übertragen. Wenn einem Mitarbeiter Gelder zur Verfügung gestellt werden, muss ihm mitgeteilt werden, für welchen Bedarf und für welchen Zeitraum diese ausgegeben wurden. Innerhalb von drei Tagen nach Ablauf dieser Frist muss die verantwortliche Person die Kosten melden und den Restbetrag zurückerstatten. Wenn eine solche Frist nicht angegeben ist, beträgt sie drei Tage ab dem Datum der Geldausgabe und bei entsandten Arbeitnehmern drei Tage ab dem Datum der Rückkehr von einer Geschäftsreise. Wenn Sie eine Dienstreise ins Ausland unternommen haben, beträgt die Meldefrist 10 Tage ab dem Datum der Rückkehr von der Dienstreise. Im „Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen in der Russischen Föderation“ (genehmigt durch den Beschluss des Verwaltungsrats der Zentralbank der Russischen Föderation vom 22. September 1993 Nr. 40) gilt eine strenge Regel: bis zur Rechenschaftspflicht Person meldet sich für bereits ausgegebene Gelder, neue Vorschüsse können ihr nicht gewährt werden.

„Alles für einen Buchhalter“, 2012, N 6

Manager von Organisationen und Buchhalter müssen die Besonderheiten von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen genau kennen – Mitarbeitern der Organisation, denen Bargeld an der Kasse unter der Bedingung ausgehändigt wurde, dass sie einen Bericht über ihre Verwendung zugunsten der Organisation vorlegen.

Das Verfahren für die Zusammenarbeit mit verantwortlichen Personen wird durch folgende Regelungen geregelt:

• Verordnung der Bank von Russland vom 12. Oktober 2011 N 373-P „Über das Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen mit Banknoten und Münzen der Bank von Russland auf dem Territorium der Russischen Föderation“ (im Folgenden als Verordnung bezeichnet);
• Anweisungen zur Verwendung und zum Ausfüllen des einheitlichen Formulars „Vorabbericht“ (Formular N AO-1), genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 01.08.2001 N 55;
• Kontenplan für die Buchführung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten von Organisationen und Anweisungen zu seiner Anwendung, genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums vom 31. Oktober 2000 N 94n (in der Fassung vom 8. November 2010).

Zu den Hauptaufwendungen im Zusammenhang mit Abrechnungen mit verantwortlichen Personen gehören Geschäftskosten, Reisekosten, Bewirtungskosten im Rahmen der Obergrenze sowie Kosten für den Einkauf von Ersatzteilen, Kraft- und Schmierstoffen.

Die Verordnungen führten einige Neuerungen in Bezug auf Abrechnungen mit verantwortlichen Personen ein.

Der Zweck der Ausgabe rechenschaftspflichtiger Beträge besteht nun darin, die mit der Tätigkeit einer juristischen Person (Einzelunternehmer) verbundenen Kosten zu begleichen. Bisher wurde darauf hingewiesen, dass von der Bank erhaltene Gelder für die im Scheck angegebenen Zwecke ausgegeben werden sollten.

Die Liste der verantwortlichen Personen sowie das Verfahren zur Ausgabe von Bargeld in der Organisation zu Berichtszwecken werden vom Manager erstellt.

Um Bargeld für Ausgaben im Zusammenhang mit der Tätigkeit einer juristischen Person oder eines Einzelunternehmers auszugeben, wird auf der Grundlage eines schriftlichen Antrags der verantwortlichen Person, der in beliebiger Form verfasst ist und eine handschriftliche Notiz enthält, eine Spesenabrechnung 0310002 an eine verantwortliche Person erstellt vom Manager über den Bargeldbetrag und den Zeitraum, für den das Bargeld ausgegeben wird, sowie die Unterschrift und das Datum des Managers.

Die Auszahlung von Bargeld an die verantwortliche Person erfolgt auf der Grundlage (Ziffer 4.2 der Verordnung):

• Ausweisdokument (zum Beispiel Reisepass);
• Vollmachten.

Wenn einem Mitarbeiter Geld aus der Kasse auf Rechnung ausgezahlt wird, ist eine Eintragung erforderlich:

Dt sch. 71 Kontensatz. 50 - Der abrechnungsfähige Betrag wurde dem Mitarbeiter aus der Kasse ausgezahlt.

Die Ausgabe von Bargeld auf Rechnung erfolgt unter der Voraussetzung, dass die verantwortliche Person die Schuld in Höhe des zuvor auf Rechnung erhaltenen Bargeldbetrags vollständig zurückzahlt.

Handelt ein Mitarbeiter im Namen einer Organisation und vertritt deren Interessen, ist für den Warenempfang eine Vollmacht erforderlich. Wenn er als Einzelperson handelt, ist eine Vollmacht nicht erforderlich.

Zur Erfassung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen wird eine Vorabmeldung (Formular N AO-1) verwendet. In der Vorabmeldung werden die Höhe des erhaltenen Vorschusses und die ausgegebenen Mittel erfasst und außerdem der Saldo bzw. die Mehrausgabe der Mittel berechnet. Außerdem werden Informationen über die Zahlung des Restbetrags oder die Ausstellung von Überschreitungen in die Vorabmeldung eingetragen.

Die verantwortliche Person ist verpflichtet, sich innerhalb einer Frist von höchstens 3 Werktagen nach Ablauf des Zeitraums, für den Bargeld auf der Rechnung ausgestellt wurde, oder ab dem Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme beim Hauptbuchhalter oder Buchhalter und in deren Abwesenheit vorzustellen , an den Manager, einen Vorabbericht mit beigefügten Belegen. Um einen Vorabbericht zur Buchhaltung freizugeben und anzunehmen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• gezielte Verwendung der auf Rechnung ausgegebenen Mittel;
• Verfügbarkeit korrekt ausgeführter Dokumente, die die Tatsache der Zahlung der Waren bestätigen;
• Übereinstimmung der ausgegebenen Mittel mit den in den Zahlungsdokumenten angegebenen Beträgen.

Korrekt ausgeführte Primärdokumente werden auf der Grundlage von Absatz 2 der Kunst zur Abrechnung akzeptiert. 9 des Bundesgesetzes vom 21. November 1996 N 129-FZ „Über die Rechnungslegung“.

Die Prüfung des Vorabberichts, seine Genehmigung durch den Manager und die endgültige Abrechnung des Vorberichts erfolgen innerhalb der vom Manager festgelegten Frist. Bisher wurden das Verfahren zur Ausgabe von Geldern für die Berichterstattung und der Zeitpunkt der Bearbeitung von Vorabmeldungen durch ein internes Dokument festgelegt.

Wenn der Mitarbeiter die für die Meldung ausgegebenen Beträge nicht rechtzeitig meldet, kann die Organisation den Restbetrag der nicht ausgegebenen Mittel vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten (Absatz 3, Teil 2, Artikel 137 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation (LC RF)). .

In dem Schreiben von Rostrud vom 08.09.2007 N 3044-6-0 heißt es, dass der Arbeitgeber das Recht hat, spätestens einen Monat lang die entsprechenden Beträge vom Gehalt des Arbeitnehmers einzubehalten. ab dem Datum des Ablaufs der für die Rückerstattung des Vorschusses festgelegten Frist. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer die Gründe und die Höhe des Einbehalts nicht bestreitet und dem Arbeitgeber eine schriftliche Zustimmung zu einem solchen Einbehalt erteilt hat. Die Höhe aller Abzüge für jede Zahlung sollte 20 % des dem Arbeitnehmer zustehenden Lohns nicht überschreiten.

Mangels Zustimmung zur Zurückbehaltung kann die Frage der strittigen Beträge nur vor Gericht geklärt werden (siehe Beschluss des Präsidiums des Stadtgerichts St. Petersburg vom 30. Mai 2007 N 44g-360).

Solche Beträge können innerhalb der in Art. 196 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation. Sie müssen innerhalb eines Jahres ab dem Datum der Feststellung des verursachten Schadens vor Gericht gehen, und es muss 3 Werktage nach Ablauf des Zeitraums, für den das Geld ausgestellt wurde, gezählt werden (Artikel 248, 392 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Föderation).

Auch nach der Entlassung des Arbeitnehmers bleiben Schulden in Höhe der steuerpflichtigen Beträge bestehen. Zukünftig kann es allgemein als uneinbringlich anerkannt und als sonstiger Aufwand abgeschrieben werden, der für Zwecke der Gewinnsteuer erfasst wird. Wenn eine Organisation jedoch beschließt, den Schuldenbetrag ohne Angabe von Gründen abzuschreiben (zu erlassen), beispielsweise vor Ablauf der Verjährungsfrist, können diese Aufwendungen nicht für Zwecke der Gewinnsteuer anerkannt werden.

Gemäß Absatz 5 der Kunst. 226 der Abgabenordnung der Russischen Föderation ist die Organisation (Steuerbevollmächtigter) verpflichtet, dies innerhalb eines Monats zu tun, wenn es nicht möglich ist, dem Steuerpflichtigen den berechneten Betrag der Einkommensteuer einzubehalten. Melden Sie dies ab dem Zeitpunkt der Entstehung der entsprechenden Verpflichtungen schriftlich dem Finanzamt am Ort Ihrer Registrierung. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, der eine Rückzahlungsschuld für den abgeschriebenen Betrag hat, der nach Ablauf der Verjährungsfrist abgeschrieben wurde, werden seine Schulden in der Buchhaltung auf Vergleiche mit verschiedenen Schuldnern und Gläubigern übertragen (D-t-Konto 76-5 K-t Konto 71 ), und wenn es abgeschrieben wird (D-t. 91-2 K-t. 76-5), wird eine Benachrichtigung an die Steuerbehörde über die Unmöglichkeit gesendet, die persönliche Einkommensteuer (NDFL) vom Abschreibungsbetrag einzubehalten.

Schauen wir uns konkrete Beispiele an, wie sich die Ausgabe von Geld auf Rechnung in der Buchhaltung widerspiegelt.

Beispiel 1. Ein Mitarbeiter der Organisation erhielt eine Anzahlung von 2000 Rubel. für Geschäftsausgaben. Dieser Mitarbeiter kaufte Büromaterial im Wert von 1950 Rubel. Der Rest des ungenutzten Vorschusses wurde an der Kasse zurückgegeben.

Dt sch. 71 Kontensatz. 50 - für die Berichterstattung ausgegebene Mittel - 2000 Rubel;

Dt sch. 10 K-t-Zählung. 71 - Briefpapier wurde auf der Grundlage der Vorabmeldung des Mitarbeiters aktiviert - 2000 Rubel;

Dt sch. 50 Satzanzahl. 71 - Der nicht ausgegebene Restbetrag der rechenschaftspflichtigen Mittel wird an die Kasse übergeben - 50 Rubel.

Beispiel 2. Der Restbetrag der ungenutzten Mittel der Vorabmeldung, der sich auf 6.000 Rubel belief, wurde nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist zurückerstattet. Der Vorabbericht wurde in Höhe von 15.000 RUB genehmigt. Nach Erhalt der Zustimmung des Arbeitnehmers ordnete der Vorgesetzte an, die Schulden vom Gehalt der verantwortlichen Person einzubehalten. Das Gehalt des Arbeitnehmers beträgt 40.000 Rubel.

In den Buchhaltungskonten werden folgende Buchungen vorgenommen:

Dt sch. 71 Kontensatz. 50 – wird dem Arbeitnehmer als Reisekostenabrechnung ausgestellt – 21.000 Rubel;

Dt sch. 26 Satzanzahl. 71 - Vorabbericht eingereicht - 15.000 Rubel;

Dt sch. 94 Satzanzahl. 71 - spiegelt den Betrag des nicht rechtzeitig zurückgezahlten Vorschusses wider - 6.000 Rubel;

Dt sch. 73 Satzanzahl. 94 - Der Betrag des nicht rechtzeitig zurückgezahlten Vorschusses wird der verantwortlichen Person zugeschrieben - 6.000 Rubel;

Dt sch. 70 Satzanzahl. 73 - Nicht rechtzeitig zurückgezahlte Vorauszahlung wird vom Lohn einbehalten - 6.000 Rubel.

Beispiel 3. Die Organisation stellte ihrem Mitarbeiter eine Firmenbankkarte (Zahlungskarte) aus und überwies ihm Geld in Höhe von 20.000 Rubel. Der Mitarbeiter kaufte Büromaterial, reichte die Spesenabrechnung ein und gab die Karte ab. Die Rechnungslegungsgrundsätze der Organisation legen fest, dass Gelder für die Berichterstattung sowohl in bar als auch in bargeldloser Form durch Überweisung von Geldern auf Firmenbankkarten ausgegeben werden. Die Kaution für die Karte beträgt 1000 Rubel. Zum Zeitpunkt der Ausstellung an den Mitarbeiter war kein Barguthaben auf der Karte vorhanden. Der Mitarbeiter reichte innerhalb der festgelegten Frist einen Vorabbericht mit Belegen ein, wonach 19.000 Rubel ausgegeben wurden. für den Kauf von Schreibwaren.

Ein Mitarbeiter zahlte ungenutztes Bargeld in Höhe von 1.000 Rubel an die Kasse der Organisation ein. Laut der Abrechnung für diese Karte betrug die Bankprovision 30 Rubel, der Restbetrag betrug 970 Rubel.

Lassen Sie uns analytische Konten für das Bilanzkonto 71 eröffnen:

71-d „Abrechnungen über ausgestellte Gelddokumente“;

71-Haushalt „Berechnungen für Mittel, die für Betriebsausgaben ausgegeben werden.“

In den Buchhaltungskonten werden folgende Buchungen vorgenommen:

Dt sch. 71-Tage-K-t-Zählung. 50-3 - einem Mitarbeiter wurde eine Firmenbankkarte ausgestellt - 1000 Rubel;

Dt sch. 55 Satzanzahl. 51 - Geld wurde auf die Karte überwiesen - 20.000 Rubel;

Dt sch. 71-Haushalts-Set-Konto. 55 – Abbuchung von Geldern von einer Firmenbankkarte wird berücksichtigt – 20.000 RUB;

Dt sch. 10 K-t-Zählung. 71-Haushalte - der Kauf von Schreibwaren wird reflektiert - 19.000 Rubel;

Dt sch. 50-1 Satzanzahl. 71-Haushalt – die verantwortliche Person hat an der Kasse der Organisation einen nicht ausgegebenen Bargeldbetrag in Höhe von 1000 Rubel eingezahlt, der von einer Bankkarte abgehoben wurde;

Dt sch. 50-3 Satzanzahl. 71-d – der Mitarbeiter hat die Firmenbankkarte zurückgegeben – 1000 Rubel;

Dt sch. 91-2-Haushaltskonto. 55 - Zu den sonstigen Kosten gehört die Bankprovision für die Bedienung einer Bankkarte - 30 Rubel.

Betrachten wir, auf welche Hauptschwierigkeiten eine Organisation stoßen kann, wenn sie Waren (Bauarbeiten, Dienstleistungen) durch verantwortliche Personen bezahlt.

Erstens Bezahlt die verantwortliche Person im Namen der Organisation aufgrund einer Vollmacht Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen, muss sie sich daher an diese Grenze halten. Sie müssen sich das Limit für Barzahlungen merken (RUB 100.000).

Zweitens Bei der Überweisung von abrechnungsfähigen Beträgen auf eine Firmenkarte und noch mehr auf die Gehaltskarte eines Mitarbeiters ist es notwendig, den Zweck der Zahlung im Detail zu entschlüsseln. Beispielsweise empfiehlt es sich bei Zahlungsaufträgen im Feld „Zahlungszweck“ anzugeben: Auffüllung eines Plastikkartenkontos (Nummer); Vollständiger Name verantwortliche Person; B. für Reisekosten oder geschäftliche Zwecke, unterliegt nicht der Mehrwertsteuer und unterliegt auch nicht der Einkommensteuer.

Drittens Wenn ein Mitarbeiter einer Organisation auf eigene Kosten Inventargegenstände kauft, können deren Kosten von Organisationen, die das vereinfachte Steuersystem (STS) anwenden, nur während des Zeitraums als Ausgaben berücksichtigt werden, in dem die Organisation die Schulden gegenüber dem Mitarbeiter begleicht. Darüber hinaus ist die Liste der Ausgaben geschlossen, und wenn einer Organisation, die das vereinfachte Steuersystem anwendet, materielle und andere zulässige Ausgaben entstehen, die nicht qualifiziert sind, wird es schwierig sein, diese bei der Steuerberechnung zu berücksichtigen (Artikel 346.16 der Abgabenordnung). der Russischen Föderation, Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 17. Januar 2012 N 03-11-11/4).

Es gibt Fälle, in denen die Steuerbehörden versuchen, ungenutzte und nicht zurückerstattete steuerpflichtige Beträge in die steuerpflichtige Einkommensteuer des Arbeitnehmers einzubeziehen. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass selbst wenn die verantwortliche Person die Vorauszahlung nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist abrechnet, die zu rechenschaftspflichtigen Beträge keinen wirtschaftlichen Nutzen für den Einzelnen mit sich bringen und sich nicht auf sein Einkommen beziehen (Beschluss des Bundesschiedsverfahrens). Gericht (FAS) des Bezirks Ostsibirien vom 08.11.2006 N A69-1411/05-5-2-F02-4006-S1). Gemäß dem Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Nordwestbezirks vom 11.02.2009 in der Sache Nr. A05-7405/2007 ist die Steuerbehörde bis dahin nicht berechtigt, auf Rechnung ausgegebene Gelder als Arbeitnehmereinkommen umzuklassifizieren Die Verjährungsfrist für die gerichtliche Einziehung dieser Beträge ist abgelaufen.

Schulden können nur dann zum Einkommen eines Arbeitnehmers werden, wenn die Schulden erlassen werden, da dadurch ein wirtschaftlicher Vorteil entsteht. In diesem Fall werden die Beträge des nicht genutzten Vorschusses als Einkommen der meldenden Person anerkannt und unterliegen der Einkommensteuer. In diesem Fall ist das Datum, an dem die verantwortliche Person Einnahmen in Form des Restbetrags des nicht genutzten Vorschusses erhält, das Datum, ab dem es unmöglich wurde, diese Beträge einzuziehen, oder das Datum, an dem die Organisation beschlossen hat, der verantwortlichen Person die Schulden zu erlassen Person und schreiben solche Beträge aus ihren eigenen Mitteln ab. Diese Position wird durch das Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 24. September 2009 N 03-03-06/1/610 sowie durch den Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Nordwestbezirks vom 4. Dezember 2006 N bestätigt A05-5905/2006-29.

Mit anderen Worten: Solange es möglich ist, den Restbetrag des ungenutzten Vorschusses vom Gehalt der meldenden Person einzubehalten, stellen diese Beträge für sie kein Einkommen dar.

Referenzen

1. Bürgerliches Gesetzbuch der Russischen Föderation (erster Teil): Bundesgesetz vom 30. November 1994 N 51-FZ (in der Fassung vom 27. Juni 2012).
2. Zur Rechnungslegung: Bundesgesetz vom 21. November 1996 N 129-FZ (in der Fassung vom 28. November 2011).
3. Zum Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen mit Banknoten und Münzen der Bank von Russland auf dem Territorium der Russischen Föderation: Verordnungen der Zentralbank Russlands vom 12. Oktober 2011 N 373-P.
4. Zur Genehmigung des Kontenplans für die Buchführung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten von Organisationen und Anweisungen zu seiner Anwendung: Beschluss des Finanzministeriums Russlands vom 31. Oktober 2000 N 94n (in der Fassung vom 8. November 2010).
5. Zur Genehmigung der einheitlichen Form der primären Buchhaltungsdokumentation N AO-1 „Vorabbericht“: Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 01.08.2001 N 55.
6. Brief von Rostrud vom 08.09.2007 N 3044-6-0.
7. Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation: Bundesgesetz vom 30. Dezember 2001 N 197-FZ (in der Fassung vom 28. Juli 2012).

O. A. Gurzheva

zu buchhalterischen Fragen

und Besteuerung

Erstes Haus der Beratung

„Was zu tun ist, konsultieren“

Fehler von Unternehmen bei Abrechnungen mit verantwortlichen Personen lassen sich in zwei Hauptgruppen einteilen: Verstöße gegen die Dokumentation von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen; Nichteinhaltung der Anforderungen der Vorschriften über das Verfahren zur Führung von Aufzeichnungen über Abrechnungen mit verantwortlichen Personen. In dieser Veröffentlichung N.V. Fimina, Rechtsanwältin und Steuerexpertin, untersucht typische Fehler in jeder dieser Gruppen. 1C-Methodologen geben Beispiele für die Reflexion von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen im Programm 1C: Accounting 8 (Version 3.0).

Als nächstes - Verordnung Nr. 373-P

Nichtausfüllen von Anträgen auf Ausstellung rechenschaftspflichtiger Beträge

Sie können Geld auf Rechnung nur auf der Grundlage eines an den Vorgesetzten gerichteten Antrags eines Mitarbeiters auszahlen. Darin wird der konkrete Zeitraum erfasst, für den die Gelder ausgegeben wurden (Ziffer 4.4 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 12. Oktober 2011 Nr. 373-P, im Folgenden Verordnung Nr. 373-P genannt).

Der Manager kann eine Frist entweder in Form eines bestimmten Zeitraums (z. B. 14 Werktage) oder in Form eines bestimmten Datums (z. B. bis zum 9. Juni) festlegen.

Die Gesetzgebung sieht keine Ausnahmen für den Fall vor, dass die verantwortliche Person der Leiter der Organisation ist.

1. Der Antrag muss einen handschriftlichen Vermerk des Managers über den Bargeldbetrag und den Zeitraum, für den er ausgegeben wird, sowie die Unterschrift und das Datum des Managers enthalten. Wenn der Manager Geld auf Rechnung nimmt, kann er einen Auftrag (Memo) über die Ausstellung verfassen, in dem er den Betrag, den Zeitraum, für den das Geld eingezogen wird, das Datum und seine Unterschrift angibt.

2. Sie können „Anwendung“ als Namen des Dokuments belassen.

Die Formulierung „Bitte ausstellen“ kann durch die Formulierung „Es ist notwendig, auszustellen“ ersetzt werden. Und geben Sie in der Kopfzeile statt „Direktor...“ einfach den Namen der Organisation an (zum Beispiel: In Baza LLC).

Da die Gesetzgebung der Russischen Föderation direkt besagt, dass es der Manager ist, der das Visum auf dem Antrag auf Ausstellung steuerpflichtiger Beträge anbringt, stellt sich die Frage, wie diese Befugnis auf einen anderen Mitarbeiter übertragen werden kann. Ein solcher Bedarf kann beispielsweise während eines Urlaubs oder einer Krankheit einer Führungskraft entstehen.

Hierzu gibt es zwei Standpunkte.

Erstens muss die Befugnis, Anträge auf Ausgabe rechenschaftspflichtiger Beträge zu unterstützen, durch einen Bevollmächtigten übertragen werden. Tatsache ist, dass nur der Leiter einer Organisation das Recht hat, ihre Interessen ohne Vollmacht zu vertreten. Die Ausgabe rechenschaftspflichtiger Beträge ist mit einer Managemententscheidung über die Mittelverwendung einer juristischen Person verbunden. Ohne entsprechende Befugnis haben andere Mitarbeiter kein Recht, diese Entscheidung zu treffen.

Die zweite Position lautet wie folgt: Für die Übertragung von Vollmachten ist keine Vollmacht erforderlich; es reicht aus, eine Anordnung in irgendeiner Form zu erteilen. Es wird so erklärt.

Die Unterzeichnung eines Antrags auf Ausstellung steuerpflichtiger Beträge stellt keine Transaktion dar: Diese Maßnahme zielt nicht auf die Begründung, Änderung oder Beendigung bürgerlicher Rechte und Pflichten ab. Eine Vollmacht ist daher nicht erforderlich.

Unserer Meinung nach ist die erste Sichtweise vernünftiger und es ist besser, eine Vollmacht zu erteilen. In der Geschäftspraxis werden Vollmachten nicht nur für den eigentlichen Abschluss von Geschäften, sondern auch für die Wahrnehmung anderer „Vertretungsfunktionen“ erteilt. Beispiel: Eine Vollmacht ist für einen Mitarbeiter erforderlich, der Dokumente über das Eigentum der Organisation an Immobilien entgegennimmt, wenn dieser Mitarbeiter nicht der Leiter einer juristischen Person ist.

Illegale Ausgabe rechenschaftspflichtiger Beträge

Wenn die verantwortliche Person den ihr gewährten Betrag nicht abgerechnet hat, kann ihr kein neuer Vorschuss gewährt werden.

Beispielsweise ist in der Form des Vorabberichts Nr. AO-1 (genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 1. August 2001 Nr. 55) eine Spalte für den Restbetrag oder die Mehrausgabe des Vorschussbetrags vorgesehen zuvor vom Arbeitnehmer erhalten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitnehmer das Recht hat, mehrere Abrechnungsbeträge einmal zu melden.

Ein Anspruch auf Abschlagszahlungen hat ein Arbeitnehmer erst dann, wenn er die Schulden auf den zuvor erhaltenen Vorschuss vollständig zurückgezahlt hat.

Diese Regel gilt auch für Organisationen, die nur einen Mitarbeiter haben – den Manager. Bei Verstößen gegen diese Norm ist eine Haftung gemäß Artikel 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation möglich.

• Tatsache ist, dass das Fehlen von Vorabmeldungen im Unternehmen, die die Verwendung zuvor ausgegebener Mittel bestätigen, und die Ausgabe des nächsten rechenschaftspflichtigen Betrags an den Mitarbeiter, wenn dieser Schulden hat, zu einem Gesetzesverstoß führt. Gemäß der Bestimmung von Artikel 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation sieht das Gesetz für die Nichteinhaltung des Verfahrens für den Umgang mit Bargeld und des Verfahrens für die Durchführung von Bargeldtransaktionen eine Geldstrafe vor:
• von 4.000 bis 5.000 Rubel. - für Beamte der Organisation (z. B. einen Manager);

von 40.000 bis 50.000 Rubel. - für die Organisation.

In der Schlichtungspraxis gibt es Präzedenzfälle dafür, dass Personen in dieser Situation zur Verantwortung gezogen werden (siehe beispielsweise die Entscheidung des Schiedsgerichts der Region Rostow vom 11. Januar 2013 Nr. A53-33625/2012).

Nichteinhaltung der Barzahlungsgrenze

Die aktuelle Gesetzgebung der Russischen Föderation sieht einen Höchstbetrag für Barzahlungen im Rahmen einer Vereinbarung vor – 100.000 Rubel. (Absatz 1 der Richtlinie Nr. 1843-U der Bank von Russland vom 20. Juni 2007).

Diese Einschränkung gilt für Barzahlungen: zwischen Organisationen; zwischen einer Organisation und einem einzelnen Unternehmer; zwischen einzelnen Unternehmern.

Praktiker fragen häufig, wie sich diese Regel auf die Ausgabe von Bargeld an verantwortliche Personen bezieht – Mitarbeiter, die nicht als Einzelunternehmer registriert sind und nicht als unabhängige Teilnehmer an Geschäftstransaktionen auftreten.

Beim Kauf von Waren (Bauarbeiten, Dienstleistungen) durch einen Vertreter gilt nicht der zahlende Bürger als eigentlicher Zahler, sondern der Auftraggeber im Verhältnis zum Vertreter (Arbeitgeber). Gemäß Artikel 182 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation begründet, ändert und beendet eine von einem Vertreter getätigte Transaktion unmittelbar die bürgerlichen Rechte und Pflichten der vertretenen Person.

Es sollte klar sein, dass Abrechnungen, an denen verantwortliche Personen beteiligt sind, zwei verschiedene Vorgänge umfassen:

• Geld an eine verantwortliche Person ausgeben;
• Verwendung dieser Mittel durch die verantwortliche Person.

Einem Arbeitnehmer kann eine beliebige Anzahlung geleistet werden, auch mehr als 100.000 Rubel, sofern im lokalen Dokument des Arbeitgebers nichts anderes angegeben ist.

Bei Zahlungen an Gegenparteien über eine verantwortliche Person liegt die Grenze jedoch bei 100.000 Rubel. müssen im Rahmen eines Vertrags genutzt werden.

Es ist zu beachten, dass die Gesetzgebung gemäß dem Schreiben der Bank von Russland vom 4. Dezember 2007 Nr. 190-T keine zeitlichen Beschränkungen für die Durchführung von Barzahlungen (z. B. einen Werktag) vorsieht, sondern eine Begrenzung enthält über den Betrag (100.000 Rubel) innerhalb einer Vereinbarung. Das heißt, diese Anforderung kann nicht dadurch umgangen werden, dass die Gesamtzahlung einfach auf mehrere Einmalzahlungen an verschiedenen Tagen aufgeteilt wird.

Eine dringende Frage ist, ob die Barzahlungsgrenze eingehalten werden muss, wenn Zahlungen über verantwortliche Personen von einem Arbeitgeber geleistet werden, der weder eine juristische Person noch ein Einzelunternehmer (IP) ist. Zum Beispiel: Notar.

Ein Notar ist kein Einzelunternehmer.

Bei der notariellen Tätigkeit handelt es sich um eine besondere Rechtstätigkeit, die im Auftrag des Staates ausgeübt wird, kein Gewerbe darstellt und nicht auf Gewinnerzielung abzielt. Diese Position wird durch die Position des Verfassungsgerichts der Russischen Föderation bestätigt, die in der Resolution Nr. 15-P vom 19. Mai 1998 dargelegt ist.

Im steuerlichen Rechtsverkehr werden freiberufliche Notare Unternehmern gleichgestellt (Artikel 11 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Im Übrigen ist die Rechtsstellung privater Notare nicht gleichbedeutend mit der Rechtsstellung einzelner Unternehmer als Einzelpersonen, die ab dem Zeitpunkt der staatlichen Registrierung als Einzelunternehmer eine unternehmerische Tätigkeit ausüben, ohne eine juristische Person zu bilden.

Unkenntnis der Regeln für Zahlungen mit Bankkarten

Abrechnungsbeträge können auf zwei Arten ausgegeben werden:

• Bargeld über die Registrierkasse;
• auf eine Bankkarte.

Die erste Methode ist häufiger. Bargeld zur Ausgabe auf Rechnung kann von einem Girokonto bezogen werden. Darüber hinaus kann der anrechenbare Betrag aus den Erlösen ermittelt werden, die die Kasse der Organisation aus dem Verkauf von Waren (Arbeitsleistung, Erbringung von Dienstleistungen) erhält.

Die zweite Möglichkeit, Geld auf Rechnung auszugeben, besteht meist in der Übergabe einer Firmenbankkarte an den Mitarbeiter. Mit dieser Karte können Reise- und Bewirtungskosten sowie andere Geschäftstransaktionen bezahlt werden.

Die konkrete Dokumentation der Aushändigung einer Karte an einen Mitarbeiter ist gesetzlich nicht geregelt. Es ist besser, dieses Verfahren in den internen Dokumenten des Arbeitgebers zu genehmigen. In diesem Fall müssen folgende Fragen geklärt werden:

• in welchem ​​Dokument die Ausstellung und Rückgabe der Karte vermerkt wird (in den meisten Fällen führt der Arbeitgeber ein Protokoll über die Ausstellung von Firmenkarten);
• sollte ein Mitarbeiter einen Kartenantrag stellen und der Vorgesetzte einen entsprechenden Auftrag erteilen;
• wie kann der Schutz von Informationen über den PIN-Code gewährleistet werden (Sie können diese Informationen beispielsweise einem Amtsgeheimnis gleichsetzen);
• Wie ist zu verfahren, wenn ein Mitarbeiter eine Karte verliert? (Es ist besser, die Verpflichtung des Inhabers vorzusehen, den Verlust der Karte unverzüglich der Bank zu melden, um Transaktionen darauf zu sperren.)

Die Übergabe einer Karte allein stellt noch keine Ausgabe rechenschaftspflichtiger Beträge dar. Beträge in der Belastung von Konto 71 werden in der Korrespondenz mit Geldkonten in dem Moment ausgewiesen, in dem die verantwortliche Person die Karte verwendet, d. h. Geld von der Karte abhebt oder damit Ausgaben bezahlt (siehe Tabelle 1).

Tabelle 1. Abrechnungsschema für die Ausgabe abrechnungsfähiger Beträge mithilfe einer Firmenkarte.

Bei einer Firmenkarte hebt die verantwortliche Person Geld von einem speziellen Kartenkonto ab. Wichtig zu beachten ist, dass Sie die Eröffnung einer Firmenkarte nicht dem Finanzamt melden müssen. Der Verein ist verpflichtet, dem Finanzamt alle von ihm eröffneten Bankkonten schriftlich zu melden. Dies ergibt sich aus Artikel 23 Absatz 2 Unterabsatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation. Eine Firmenkarte an sich ist jedoch kein eigenständiger Bankkontotyp. Und wenn sie nicht im Zusammenhang mit der Eröffnung eines neuen Sonderkartenkontos ausgestellt wurde, entfällt die Pflicht zur Abgabe einer Meldung an das Finanzamt.

Ein weiteres Merkmal ist, dass beim Bezahlen von Waren (Arbeit, Dienstleistungen) mit einer Firmenkarte das Zahlungslimit (100.000 RUB pro Vertrag) nicht eingehalten werden muss.

Wie oben erwähnt, gilt diese Grenze nur für Barzahlungen.

Dies wird durch die Normen von Absatz 1 der Anweisung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 20. Juni 2007 Nr. 1843-U bestätigt.

Die folgende Situation kommt recht häufig vor. Der Unternehmensleitung wurden persönliche Firmenkarten ausgestellt.

In diesem Fall haben praktizierende Fachkräfte möglicherweise eine Frage: Darf ein anderer Mitarbeiter, ein Untergebener dieses Vorgesetzten oder jemand anderes diese Firmenkarte auf Geschäftsreisen, auch im Ausland, verwenden oder Waren (Arbeit, Dienstleistungen) bezahlen? Mit anderen Worten: Ist es möglich, mit einer personalisierten Firmenkarte Rechnungsbeträge an andere Personen auszuzahlen?

Leider gibt es zu diesem Thema keine offiziellen Erklärungen der Aufsichtsbehörden. Auch auf Bundesebene gibt es keine Rechtsprechungspraxis.

Der Kern des Problems ist wie folgt. Die Firmenkarte ist nicht Eigentum des Managers. Wenn es sich jedoch um eine persönliche Karte handelt, kann nach Angaben der Steuerbehörden nur der Manager die Gelder verwalten. Gerichte unterstützen diesen Ansatz meist nicht.

Als Beispiel nennen wir die Entscheidung des Schiedsgerichts des Altai-Territoriums vom 4. Oktober 2012 Nr. A03-6142/2012. Die Organisation konnte ihr Recht, rechenschaftspflichtige Beträge über eine personalisierte Firmenkarte auszugeben, mit folgenden Argumenten verteidigen:

• eine Bankkarte ist eine der Formen der Ausgabe von Geldern auf Rechnung an einen Mitarbeiter eines Unternehmens, und daher können Maßnahmen zur Abhebung und anschließenden Verwendung eingelöster Gelder nicht als Verstoß gegen das in Artikel vorgesehene Verfahren für den Umgang mit Bargeld angesehen werden 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation;
• Die Rechnungslegungsgrundsätze der Organisation sehen die Ausgabe von Rechnungsbeträgen an sachlich verantwortliche Personen auf zwei Arten vor: bargeldlose Zahlung mit Firmenbankkarten und Barzahlung durch Entgegennahme von Geldern aus der Registrierkasse;
• Beträge, die dem Konto einer juristischen Person (Bank-Firmenkarte) aufgrund von Transaktionen (Zahlung am Terminal, Abhebung von Geldern an einem Geldautomaten) mit einer Bankkarte abgebucht werden, gelten als direkt an den Karteninhaber ausgegeben;
• Das Geld auf der Firmenkarte gehört nicht dem Mitarbeiter, sondern der Organisation. Der Mitarbeiter, dem die Karte ausgestellt wird, hat die Möglichkeit, Geld auf dem Bankkonto der Organisation zu verwalten. Allerdings kann der Karteninhaber Transaktionen nur innerhalb des in der Vereinbarung mit der Bank festgelegten Limits durchführen. Der Inhaber übermittelt dem Direktor der Organisation spätestens drei Werktage nach dem Datum der Abrechnung auf der Karte einen Bericht über die beabsichtigte Verwendung der Mittel auf einer Firmenbankkarte.

In diesem Abschnitt lohnt es sich, eine weitere interessante Frage im Zusammenhang mit der Ausstellung von abrechnungsfähigen Beträgen per Banküberweisung zu berücksichtigen: Ist es möglich, abrechnungsfähige Beträge auf die Gehaltskarte eines Mitarbeiters zu übertragen?

Wir weisen sofort darauf hin, dass keine Verantwortung für die Überweisung des rechenschaftspflichtigen Geldes auf dieselbe Bankkarte besteht, auf die sein Gehalt überwiesen wird. Diese Handlungen gelten nicht als Bargeldverstöße (Artikel 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation).

Zu diesem Thema gibt es eine positive Schlichtungspraxis.

Dieses Verfahren widerspricht nicht dem Gesetz, es gibt jedoch Ausnahmen – die Tätigkeit von Zahlstellen.

Aktivitäten, bei denen die Zahlungsstelle Gelder vom Zahler annimmt, die darauf abzielen, die Geldverpflichtungen einer Person gegenüber dem Lieferanten zur Bezahlung von Arbeiten und Dienstleistungen zu erfüllen, sowie im Rahmen von an Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen und Haushaltsinstitutionen in ihrem Zuständigkeitsbereich gerichtet sind Die Wahrnehmung ihrer durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Aufgaben wird durch das Bundesgesetz Nr. 103-FZ vom 03.06.2009 (im Folgenden als Gesetz Nr. 103-FZ bezeichnet) geregelt.

Die Zahlstelle ist verpflichtet, dem Kreditinstitut das bei der Annahme von Zahlungen erhaltene Bargeld zur vollständigen Gutschrift auf seinem speziellen Bankkonto auszuhändigen (Artikel 4 Absatz 15 des Gesetzes Nr. 103-FZ).

Nutzen Sie in diesem Fall die Ausgabe von Geld für die Berichterstattung am Ende der Schicht, um eine Haftung nach Art. zu vermeiden. 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation ist nicht zulässig. Dies wird beispielsweise durch die Entscheidung des Schiedsgerichts der Region Saratow vom 11. Dezember 2012 in der Sache Nr. A57-18746/2012 bestätigt.

Den Akten zufolge wurden Einnahmen aus dem Zahlungsterminal im Zusammenhang mit dem Empfang kleinerer Geldbeträge von der Zahlstelle vorübergehend zur Meldung (zur Kumulierung) ausgegeben. Und der erwirtschaftete Betrag übersteigt 20.000 Rubel. Die Zahlstelle übergab es umgehend an die Bank zur Auffüllung eines Sonderkontos. Die Organisation war der Ansicht, dass ihre Handlungen keine Straftat darstellten. Das Gericht war mit dieser Vorgehensweise nicht einverstanden.

Die objektive Seite der in Artikel 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation vorgesehenen Ordnungswidrigkeit ist ein Verstoß gegen die Verpflichtung, von Zahlern erhaltene Bargeldbeträge bei der Annahme von Zahlungen an ein Kreditinstitut zur vollständigen Gutschrift auf einem speziellen Bankkonto einzuzahlen (Konten). Die Verpflichtung der Zahlstelle gemäß Artikel 4 Absatz 15 des Gesetzes Nr. 103-FZ hängt nicht von der Höhe der Zahlungen oder davon ab, wie das Bargeld eingegangen ist – über das Terminal oder direkt an der Kasse der Organisation.

Fehler bei der Genehmigung von Spesenabrechnungen

Der Verantwortliche ist verpflichtet, innerhalb einer Frist von höchstens drei Werktagen nach Ablauf des Zeitraums, für den das Akonto ausgestellt wurde, einen Vorabbericht mit beigefügten Belegen vorzulegen.

Eine der drängenden Fragen ist, wie lange nach dem Datum der Einreichung durch den Mitarbeiter (verantwortliche Person) die Vorabmeldung genehmigt werden muss. Genauer gesagt: Kann ein Arbeitgeber die Genehmigung eines Vorabberichts absichtlich verzögern, ohne den Mehraufwand (falls vorhanden) an den Arbeitnehmer zurückzuerstatten?

Es hängt alles von der Frist für die Genehmigung von Vorabberichten und Abrechnungen mit Arbeitnehmern ab, die in den internen Dokumenten des Arbeitgebers festgelegt ist. Die Verordnung Nr. 373-P enthält eine Bedingung, dass der Manager die für diese Verfahren vorgesehene Zeit selbstständig festlegt.

Wenn der angegebene Zeitraum nicht festgelegt ist und es tatsächlich zu einer nicht rechtzeitigen Umsetzung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen zur Erstattung der Neuberechnung kommt, stellt sich die Frage nach der Verantwortung für diese Maßnahmen.

Die Verwaltungshaftung für die verspätete Genehmigung eines Vorabberichts ist gesetzlich nicht geregelt. Es ist auch nicht verboten, den Arbeitnehmer für Mehrausgaben nicht sofort zu entschädigen, sondern Zahlungen in Raten zu leisten. Allerdings sind die Regelungen zur finanziellen Haftung der Arbeitsvertragsparteien zu berücksichtigen.

Die finanzielle Haftung des Arbeitgebers im Falle einer Verletzung der festgelegten Frist für die Zahlung von Lohn, Urlaubsgeld, Entlassungsgeld und anderen dem Arbeitnehmer geschuldeten Zahlungen ist in Artikel 236 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation geregelt, wonach der Arbeitgeber verstößt gegen die festgelegte Frist für die Zahlung von Löhnen, Urlaubsgeldern, Entlassungsentschädigungen und anderen dem Arbeitnehmer geschuldeten Zahlungen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese mit Zinsen (Geldentschädigung) in Höhe von mindestens einem Dreihundertstel des Refinanzierungssatzes zu zahlen die zu diesem Zeitpunkt geltende Zentralbank der Russischen Föderation von Beträgen, die für jeden Tag der Verspätung nicht rechtzeitig gezahlt wurden, ab dem nächsten Tag nach der festgelegten Zahlungsfrist für den Tag der tatsächlichen Begleichung einschließlich. Die Höhe der einem Arbeitnehmer gezahlten Geldentschädigung kann durch einen Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag erhöht werden. Die Verpflichtung zur Zahlung der genannten Geldentschädigung entsteht unabhängig vom Verschulden des Arbeitgebers.

Der Begriff „sonstige Zahlungen an den Arbeitnehmer“ wird in diesem Artikel nicht offengelegt, weshalb andere Zahlungen auch Ausgaben umfassen können, die der Arbeitnehmer aus eigenen Mitteln für eine Geschäftsreise oder den Erwerb von Eigentum für die Organisation mit Zustimmung leistet des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer erstattet werden müssen, sofern der Arbeitgeber dies im Voraus mitteilt.

Es gibt nicht viele Gerichtsurteile zu diesem Thema. Betrachten Sie als Beispiel die Entscheidung des Ust-Yansky-Bezirksgerichts der Republik Sacha (Jakutien) vom 11. Februar 2011 Nr. 2-13/2011, in der das Gericht die folgenden Schlussfolgerungen zog:

• Die Einbeziehung der Ausgaben des Arbeitnehmers in das Konto 71 stellt die Zustimmung des Arbeitgebers zum Ausgleich der Schulden gegenüber dem Arbeitnehmer dar. Der Arbeitgeber übernimmt die finanzielle Verantwortung für seine Handlungen bei der verspäteten Zahlung anderer dem Arbeitnehmer geschuldeter Zahlungen an den Arbeitnehmer.
• Wurde die Vorabmeldung nie vom Vorgesetzten genehmigt, werden die Zinsen ab dem Datum berechnet, an dem der Arbeitnehmer die Vorabmeldung an den Arbeitgeber übermittelt.

Es ist anzumerken, dass es zu diesem Thema zwar keine offiziellen Erklärungen seitens der Aufsichtsbehörden und auch keine gerichtliche Praxis auf Bundesebene gibt, Organisationen jedoch die Möglichkeit haben, die Entstehung von Zinsen gemäß Artikel 236 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation zu vermeiden.

Die folgenden Argumente können vor Gericht verwendet werden. In Artikel 236 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation heißt es, wie oben erwähnt, auch „andere Zahlungen, die dem Arbeitnehmer zustehen“. Die Erstattung zu viel ausgegebener Beträge kann nicht als Zahlung, sondern als Entschädigung betrachtet werden. Artikel 236 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation erwähnt nicht die Anwendung von Zinsen auf Entschädigungen, die in der geltenden Gesetzgebung vorgesehen sind.

Im ersten Teil dieses Abschnitts haben wir uns mit den Folgen eines Verstoßes gegen das Verfahren zur Genehmigung einer Vorabmeldung durch den Arbeitgeber befasst. Lassen Sie uns die umgekehrte Situation analysieren.

Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer nicht rechtzeitig eine Vorabmeldung zur Genehmigung durch den Arbeitgeber einreicht? Ist es möglich, einen solchen Mitarbeiter disziplinarisch zur Verantwortung zu ziehen?

Eine ähnliche Situation war Gegenstand der Entscheidung des Stadtgerichts Ust-Kut der Region Irkutsk vom 10. April 2013 Nr. 2-405.

Das Gericht kam zu dem Schluss, dass Disziplinarmaßnahmen nicht akzeptabel seien.

Gemäß den Anforderungen der geltenden Arbeitsgesetzgebung kann gegen einen Arbeitnehmer eine Disziplinarstrafe wegen Verstoßes gegen die Arbeitsdisziplin, also wegen eines Disziplinarvergehens, verhängt werden.

Ein Mitarbeiter einer Organisation ist nicht verpflichtet, die Normen der Verordnung Nr. 373-P (Meldepflicht innerhalb von drei Tagen) zu kennen, wenn seine Verantwortung aufgrund der Arbeitsbeziehungen nicht die Kenntnis dieser Bestimmung umfasst.

Als Ergebnis der Prüfung dieses Falles sprach das Gericht dem Arbeitnehmer auch moralischen Schadensersatz zu.

Die Entscheidung des Gerichts wäre anders ausgefallen, wenn die Organisation über ein internes Dokument zu Abrechnungen mit verantwortlichen Personen verfügt hätte, das eine Regelung über die Fristen für die Vorlage des Vorabberichts vorgesehen hätte.

Alle Mitarbeiter sollten bei der Unterschrift mit diesem Dokument vertraut gemacht werden. In diesem Fall könnte der Verstoß als Disziplinarvergehen mit der Verhängung gesetzlich vorgesehener Strafen angesehen werden: Verwarnung, Verweis, Entlassung.

Wir möchten hinzufügen, dass es inakzeptabel ist, einem Mitarbeiter wegen verspäteter Vorlage eines Vorabberichts sowie anderer Disziplinarverstöße eine Geldstrafe (die Verhängung finanzieller Sanktionen) zu verhängen. Maßnahmen zur finanziellen Haftung sind in diesem Fall in der geltenden Gesetzgebung nicht vorgesehen.

Der Arbeitgeber kann die Schulden für nicht ausgegebene rechenschaftspflichtige Beträge eintreiben.

Gemäß Artikel 392 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation hat der Arbeitgeber das Recht, bei Streitigkeiten über die Entschädigung des ihm entstandenen Schadens innerhalb eines Jahres ab dem Datum der Entdeckung des verursachten Schadens vor Gericht zu gehen. Wird diese Frist aus triftigen Gründen versäumt, kann sie vom Gericht wiederhergestellt werden.

Fehlende Belege

Die verantwortliche Person muss dem Vorabbericht Unterlagen beifügen, die die Höhe und Art der entstandenen Kosten bestätigen.

Werden dem Arbeitnehmer rechenschaftspflichtige Beträge mangels Belegen erstattet, sind die steuerlichen Folgen dieses Vorgangs zu berücksichtigen (siehe Tabelle 3).

Tabelle 3. Kostenerstattung an die verantwortliche Person bei fehlenden Belegen